author Tel: 0212 669 45 44

Listeleri Karşılaştır

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA, İMHA VE ANONİMLEŞTİRME POLİTİKASI

I.           KAPSAM

 

  • İşbu Kişisel Veri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası (“Politika”); Faik Yılmaz Gayrimenkul İnşaat Taah. Turizm Tic. A.Ş (“Faik Yılmaz Gayrimenkul”) Kişisel Verileri işlediği herhangi bir sürece dâhil olan tüm departmanlarını, çalışanlarını ve 3. partileri kapsamaktadır.
  • İşbu Politika; Faik Yılmaz Gayrimenkul’un Kişisel Veriler üzerinde uygulayacağı tüm İmha faaliyetlerini kapsayacak olup, her türlü İmha gereksinimi sonucunda uygulanacaktır.
  • İşbu Politika Kişisel Veri olmayan veriler hakkında uygulanmayacaktır.
  • Konuyla alakalı yeni mevzuatın belirlenmesi veya ilgili mevzuatın güncellenmesi durumunda, Faik Yılmaz Gayrimenkul Politikası’nı ilgili mevzuata uyumlu olacak şekilde güncelleyerek mevzuat gerekliliklerine uyacaktır.
  • İşbu Politika’nın Faik Yılmaz Gayrimenkul tarafından uygulanmasında hukuki bir engel olduğuna kanaat getirildiği durumlarda, Faik Yılmaz Gayrimenkul uygulayacağı adımları gerek görülmesi durumunda yeniden belirleyebilecektir.

 

II.         TANIMLAR

 

Açık Rıza Belirli bir konuya ilişkin bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
Alıcı Grubu Veri Sorumlusu tarafından Kişisel Verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini ifade eder.
Anonim Hale Getirme veya Anonimleştirme Kişisel Verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder.
İmha Kişisel silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesini ifade eder.
İlgili Kullanıcı Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere Veri Sorumlusu organizasyonu içerisinde veya Veri Sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda Kişisel Verileri işleyen kişileri ifade eder.
Kanun 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu ifade eder.
Kayıt Ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir Veri Kayıt Sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin bulunduğu her türlü ortamı ifade eder.
Kişisel Veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder (işbu Politika kapsamında “Kişisel Veri” ifadesi uygun olduğu ölçüde aşağıda tanımlanan Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i de kapsayacaktır).
Kişisel Veri İşleme Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veri üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.
Komite İşbu Politikanın ve Politikaya bağlı olarak uygulanacak KVK Prosedürlerinin yerine getirilmesinden sorumlu komiteyi ifade eder.
Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu ifade eder.
Kurum Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nu ifade eder.
KVK Düzenlemeleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile Kişisel Verilerin korunmasına yönelik ilgili diğer mevzuatı, düzenleyici ve denetleyici otoriteler, mahkemeler ve diğer resmi makamlar tarafından verilen, bağlayıcı kararları, ilke kararlarını, hükümleri, talimatları ile verilerin korunmasına yönelik uygulanabilir uluslararası anlaşmaları ve diğer her türlü mevzuatı ifade eder.
KVK Prosedürleri Şirketin, çalışanların, [Komitenin ve/veya Veri Sorumlusu Temsilcisinin] işbu Politika kapsamında uyması gereken yükümlülükleri belirleyen prosedürleri ifade eder.
Politika Faik Yılmaz Gayrimenkul’un, Kişisel Verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme işlemi için dayanak yaptığı Kişisel Veri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası’nı ifade eder.
Sicil Başkanlık tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicili’ni ifade eder.
Özel Nitelikli Kişisel Veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri ifade eder.
Silme veya Silinme Kişisel Verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini ifade eder.
Veri Envanteri Şirketin iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu Kişisel Veri İşleme faaliyetlerini; Kişisel Veri İşleme amaçları, veri kategorisi, Kişisel Verilerin aktarıldığı Alıcı Grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve Kişisel Verilerin İşlendiği amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen Kişisel Verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri ifade eder
Veri Kayıt Sistemi Kişisel Verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.
Veri Öznesi Kişisel Verileri Şirket tarafından veya Şirket adına işleme sokulan tüm gerçek kişileri ifade etmektedir.
Veri Sorumlusu Kişisel Verileri işleme amaçları ve işleme yollarını belirterek işleyen, Veri Kayıt Sisteminin kurulması ve yönetilmesi sorumluluğu bulunan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir.
Veri Sorumlusu Temsilcisi Komite içerisinden seçilen ve Şirketin Kurum ile olan ilişkilerini yürüten ve yönetim kurulu kararı ile atanan çalışanı ifade etmektedir.
Yönetmelik Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’i ifade etmektedir.
Yok Etme Kişisel Verilerin, hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade eder.

Kişisel Verilerin Korunması ve Gizliliği Politikası içerisinde bulunan tanımlar işbu Politika için de geçerlidir.

 

 

 

III.        AMAÇ VE KAPSAM

 

  • İşbu Politika, Kanunun 7.maddesi uyarınca oluşturulan Yönetmelik içerisinde yer alan Kişisel Verilerin Silinmesinden, Yok Edilmesinden veya Anonim Hale Getirilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiler hakkında uygulanacak ve Faik Yılmaz Gayrimenkul ile Faik Yılmaz Gayrimenkul’un sözleşmesel olarak sorumlu kıldığı üçüncü kişiler tarafından uyulması gereken esasları belirleyecektir.

 

  • Yönetmelik uyarınca Faik Yılmaz Gayrimenkul, Sicile kayıt yükümlülüğü olan bir Veri Sorumlusu olarak, Kişisel Verileri, uhdesinde bulunan Veri Envanteri’ne uygun bir şekilde saklamak ve gerektiğinde Silmek, Yok Etmek ya da Anonim Hale Getirmek için bir Politika hazırlamak ve bu Politikaya uygun hareket etmek ile yükümlüdür. Bu kapsamda Faik Yılmaz Gayrimenkul, sayılan yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla işbu Politika’yı hazırlamıştır.

 

  • Kişisel Verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler geçerli olacaktır:

 

  • Kanunun 4. maddesindeki genel ilkelere ve Yönetmelik’in 7. maddesindeki ilkelere uyulacaktır.
  • Faik Yılmaz Gayrimenkul, Kişisel Verileri saklarken yahut Silerken, Yok Ederken veya Anonim Hale Getirirken, Kanunun 12. maddesinde yer alan güvenlik tedbirlerine, KVK Düzenlemelerine ve Politikaya uygun hareket edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
  • Faik Yılmaz Gayrimenkul, bünyesinde bulundurduğu Kişisel Verilerin amacı tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi sırasında İşbu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını taahhüt eder.

 

  • Faik Yılmaz Gayrimenkul, işbu Politika ile Kişisel Veri içeren ve aşağıda sayılmış olan ortamlar ve bunlara ek olarak ortaya çıkabilecek diğer ortamlardaki Kişisel Verileri Politikanın kapsamına dahil etmeyi kabul eder:

 

  • Faik Yılmaz Gayrimenkul adına kullanılan bilgisayarlar/sunucular
  • Ağ cihazları,
  • Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri
  • Bulut sistemleri,
  • Mobil telefonlar ve içerisindeki tüm saklama alanları,
  • Kağıt,
  • Mikrofiş,
  • Yazıcı, Parmak izi okuyucu gibi çevre birimler,
  • Manyetik bantlar,
  • Optik diskler,
  • Flash hafızalar.

 

IV.        KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN DURUMLAR

 

Aşağıda belirtilen kapsamda bir ihlal olması durumunda potansiyel güvenlik ihlal durumu kabul edilerek Faik Yılmaz Gayrimenkul tarafından önlem alınacaktır. Faik Yılmaz Gayrimenkul, Kişisel Verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

 

  • Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerektiren Durumlar

 

Faik Yılmaz Gayrimenkul; (i) kanunlarda açıkça öngörülmesi, (ii) fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması, (iii) bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, (iv) hukuki yükümlülüğün yerine getirebilmesi için zorunlu olması (v) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, (vi) Veri Öznesi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Veri Sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hallerinde Kişisel Verileri mevzuata uygun olarak saklamakla yükümlüdür. Faik Yılmaz Gayrimenkul ayrıca; (i) Açık Rıza alınması, (ii) Kanun’un 5(2) ve 6(3) maddelerinde yer verilen istisnaların bulunması durumunda Kişisel Verileri saklama hakkını haizdir.

 

  • Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Durumlar

 

  • Kanun’a Aykırılık

 

Faik Yılmaz Gayrimenkul, Kişisel Verileri Kanun’da belirtildiği şekle aykırı olarak işlemeyeceğini taahhüt eder.

 

Faik Yılmaz Gayrimenkul, Kanun’un 5 ve 6. maddelerindeki Kişisel Verilerin ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlenmesi şartlarındaki istisnalar mevcut olmadığı sürece;

 

  1. Kanun’da belirtilen istisnalar dışında Açık Rızasını almadığı kişilerin Kişisel Verilerini saklamaz.
  2. Faik Yılmaz Gayrimenkul, Özel Nitelikli Kişisel Verileri sakladığı durumlarda, verileri KVK Düzenlemelerine bağlı kalarak [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite’nin] bilgisi dâhilinde işler. Bu kapsamda Kanun’un 6(4) maddesi kapsamında Kurul tarafından belirlenmiş ya da belirlenecek tedbirleri alır.

 

  • Veri İşleme Şartlarının Ortadan Kalkması

 

Faik Yılmaz Gayrimenkul, veri işlenme şartlarının güncelliğinden sorumludur ve bu sorumluluğunu tüm çalışanları ile paylaşır.

 

Çalışanlar, veri işlenme şartlarının tamamının ortadan kalktığı durumlarda veri işlemeye devam edemez. Faik Yılmaz Gayrimenkul Bilgi İşlem Bölümü, şartların ortadan kalktığı Kişisel Verileri işbu Politika’ya uygun bir şekilde Silmek, Yok Etmek ya da Anonim Hale Getirmekle yükümlüdür.

 

Faik Yılmaz Gayrimenkul aşağıda listelenen ve Yönetmelik içinde de belirtilen ilgili durumlarda veri işlenme şartlarının ortadan kalktığını kabul eder:

 

  1. Kişisel Verileri işlemeye esas teşkil eden KVK Düzenlemelerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kaldırılması,
  2. Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,
  3. Kişisel Verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,
  4. Kişisel Verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması,
  5. Kişisel Verileri işlemenin sadece Açık Rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, Veri Öznesinin rızasını geri alması,
  6. Veri Öznesinin, Kanunun 11.maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde Kişisel Verileri işleme faaliyetine ilişkin usule uygun başvuru yapması,
  7. Veri Sorumlusunun, Veri Öznesi tarafından Kişisel Verilerinin Silinmesi veya Yok Edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  8. Kişisel Verilerin saklanmasını gerektiren azami süre geçmiş olmasına rağmen, Kişisel Verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

 

5.         KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI, İŞLENMESİ VE İMHASI İÇİN ALINAN TEDBİRLER

 

Faik Yılmaz Gayrimenkul, Kişisel Verilerin hukuka uygun şekilde saklanması, işlenmesi ve erişimini sağlamak için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetlerine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

 

  • Teknik Tedbirler

 

Faik Yılmaz Gayrimenkul tarafından Kişisel Verilerin hukuka aykırı saklanması, işlenmesi ve erişimini engellemek için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

 

  • Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
  • İş birim bazlı belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak yetki matrisi oluşturulmuş, kişisel hesap yönetimi sistemi kurulmuş ve şifreleme sistemleri aktive edilmiştir.
  • Bu kapsamda virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılım ve donanımlar kurulmakta, log kayıtları tutulmakta, düzenli yedeklemeler yapılmaktadır.
  • Ağ güvenliğini sağlamak için gerekli yazılım ve donanım kurulmakta, yetki kontrolleri ve sızma testleri 6 aylık aralıklarla gerçekleştirilmektedir. Bu kapsamda güvenlik duvarları ve saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
  • Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite’ye] raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
  • Açık Rıza alınmayan ve kanuni istisnalar arasına girmeyen veriler maskelenerek kullanılmaktadır
  • Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmekte ve bu kişiler kurulmuş olan varsa Komite’nin daimi üyesi yapılmaktadır.

  • İdari Tedbirler

 

Faik Yılmaz Gayrimenkul tarafından Kişisel Verilerin hukuka aykırı saklanması, işlenmesi ve erişimini engellemek için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

 

  • Faik Yılmaz Gayrimenkul çalışanlarına Kişisel Verileri Koruma mevzuatı kapsamında bilgilendirmiş ve bu konuda gerekli eğitimlerden geçirmiştir. Eğitimler kapsamında, çalışanlara rolleri ve sorumlulukları anlatılmış, “yasaklanmadıkça her şey serbest” değil “izin verilmedikçe her şey yasak” prensibi hakkında bilgilendirme yapılmıştır. Çalışanlar ile, öğrendikleri Kişisel Verileri KVK Düzenlemelerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı, işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda gizlilik sözleşmesi imzalanarak Kişisel Verilerin korunması adına gerekli taahhütler alınmıştır. Bu kapsamda çalışan iş sözleşmeleri ve disiplin yönetmeliklere Kanun’a uygun hükümler eklenmiştir. Şirket içi organizasyonlarında, bu taahhütlere ve sair gizlilik yükümlülüklerine uyulmaması durumunda işletilecek disiplin süreçlerini hazırlamıştır.
  • Faik Yılmaz Gayrimenkul çalışanlarını 1 yıllık aralıklarla bilgilendirmeye devam edeceğini ve bilgilerini güncel tutacağını taahhüt etmektedir.
  • Sicile bildirim yapılabilmesi için gerekli hazırlıklarını tamamlamıştır.
  • İş birimi bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Şirket içinde Kişisel Verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmış ve uygulanmaktadır.
  • Faik Yılmaz Gayrimenkul tarafından Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; Kişisel Verilerin aktarıldığı kişilerin, Kişisel Verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
  • Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında işbu Politika kapsamında gerekli düzenlemeleri yapmıştır
  • Veri Envanteri hazırlanmış ve Kişisel Verilerin işlenmesi, muhafazası ve aktarılmasına ilişkin sözleşmelerde gerekli hükümlere yer vermiş,
  • Kurum İçi Periyodik ve/veya Rastgele Denetimler için gerekli hazırlıklar yapılmıştır. Risk Analizleri gerçekleştirilerek gerekli önlemler alınmıştır.
  • İhlal durumunda kurumsal iletişim prosedürleri ve bilgilendirme süreçleri işbu Politika’da belirleniştir.

 

  • Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

 

Faik Yılmaz Gayrimenkul, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, [atadığı Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya kendi bünyesinde oluşturduğu Komite] aracılığı ile gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirketin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

6.         KİŞİSEL VERİLERİN YETKİSİZ BİR ŞEKİLDE İFŞASI

 

Faik Yılmaz Gayrimenkul Kanun’da, KVK Düzenlemelerinde ve işbu Politikada yer verilen Kişisel Veri güvenliği yükümlülüklerinin ihlali durumlarında izlenecek prosedürü işbu Politika kapsamında düzenlemiştir.

 

  • Faik Yılmaz Gayrimenkul Bünyesinde Gerçekleşen İhlaller

 

Bir Faik Yılmaz Gayrimenkul çalışanı herhangi bir ihlal tespit etmesi veya olası bir ihlalle karşılaşması durumunda ilgili departman direktörünü durumdan derhal haberdar eder, ihlalin nasıl farkına varıldığı ve nereden kaynaklandığı konusunda departman sorumlusunu bilgilendirir. Departman direktörü ihlali devam ediyorsa durdurmak ve sona ermişse boyutunu tespit etmek adına ilk önlemleri alır ve [Veri Sorumlusu Temsilcisini ve/veya Komite’yi] durumdan haberdar eder. [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite], ihlal karşısında önlem alması için IT departmanından destek alır ve hukuk departmanı ile iletişime geçer. [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite] ihlalin boyutu, kapsamı ve sonuçlarını raporlayarak Yönetim Kurulu ve Kurum ile paylaşır.

 

  • Üçüncü Kişiler Bünyesinde Gerçekleşen İhlaller

 

[Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite], Faik Yılmaz Gayrimenkul’un çalıştığı üçüncü bir kişinin herhangi bir ihlal tespit etmesi veya olası bir ihlalle karşılaşması durumunda, haber verilmesini takip eden 12 saat içerisinde hukuk departmanı ve gerekiyorsa IT departmanı ile iletişime geçer. [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite] ihlalin boyutu, kapsamı ve sonuçları hakkında karşı taraftan elde ettiği bilgileri raporlayarak Yönetim Kurulu ve Kurum ile paylaşır.

 

 

7.         KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

 

Kişisel Verilerin İmhası, verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi şeklinde üç farklı şekilde sağlanabilir. İmha işlemindeki amaç, kalan veriler ile gerçek kişiye ulaşabilmenin mümkün olmamasıdır. Faik Yılmaz Gayrimenkul, Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi ile ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

 

  • Kişisel Verilerin Silinmesi

 

Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen Kişisel Verilerin silinmesi; söz konusu Kişisel Verilerin İlgili Kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

 

Veri Sorumlusu, ilgili politika ve prosedürlerinde Kişisel Verilerin Silinmiş sayılması için Yönetmelik madde 7(3)’te belirtilen koşulların nasıl sağlandığını açıklar. Herhangi bir Veri Kayıt Sisteminin parçasını teşkil eden ve otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin silinmesi; tarama yoluyla veya sayısallaştırılmadan elektronik ortama aktarılan kağıt halindeki gerekli olmayan Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi yoluyla gerçekleştirilme işlemi, Faik Yılmaz Gayrimenkul’un verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda yapılır ve Faik Yılmaz Gayrimenkul, Kişisel Verileri Sildiği durumlarda, verileri hiçbir şekilde erişilemez veya tekrar kullanılamaz hale getirir. Faik Yılmaz Gayrimenkul, bu işlemi yaparken verilerin hiçbir kullanıcı tarafından erişilemez veya tekrar kullanılamaz olduğunu garanti eder. Bu garanti, Faik Yılmaz Gayrimenkul’un sorumluluğu altındadır.

 

Belirtilen Silme yöntemleri, Yönetmelik’e bağlı olup ilgili durumlarda güncellenmesi Faik Yılmaz Gayrimenkul’un sorumluluğundadır.

 

  • Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

 

Yok Etme işlemi, Faik Yılmaz Gayrimenkul’un verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır ve Faik Yılmaz Gayrimenkul bu verileri erişilemeyecek, tekrar kullanılamayacak ve tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirmekle yükümlüdür.

 

Yok Etme işlemleri sırasında Faik Yılmaz Gayrimenkul çalışanları ve ilgili departmanlar [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite]’ye yok edilecek ilgili verileri bildirmekle yükümlüdür, sonrasında ise Faik Yılmaz Gayrimenkul gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır.

 

  • Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

 

Anonim Hale Getirme işlemi, Faik Yılmaz Gayrimenkul’un Kişisel Verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

 

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Faik Yılmaz Gayrimenkul içerisinde veri sahibi iş biriminin görevidir. Veri sahibi iş birimi, verilerin Yok Edilmesi için denetimi kendisi tarafından yapılmak kaydıyla Faik Yılmaz Gayrimenkul’un farklı departmanlarından destek alabilir.

 

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi sırasında Faik Yılmaz Gayrimenkul, işbu Politika kapsamında belirtilen yöntemleri kullanılabilir. Uygulanacak yöntemin doğruluğundan emin olunamadığı durumlarda [Veri Sorumlusu Temsilcisi ve/veya Komite]’ye danışılmalıdır.

 

 

8.         KİŞİSEL VERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ VE SÜRECİ

 

  • KİŞİSELVERİLERİN İMHASI

Kişisel verilerin imhası, verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi şeklinde üç farklı şekilde sağlanabilir. İmha işlemindeki amaç, kalan veriler ile gerçek kişiye ulaşabilmenin mümkün olmamasıdır. Faik Yılmaz Gayrimenkul, kişisel verilerin hukuka uygun olarak silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi ile ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

 

  • KişiselVerilerin Silinmesi

Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi; söz konusu kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Veri sorumlusu, ilgili politika ve prosedürlerinde kişisel verilerin silinmiş sayılması için üçüncü fıkrada belirtilen koşulların nasıl sağlandığını açıklar. Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçasını teşkil eden ve otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi;

 

Tarama yoluyla veya sayısallaştırılmadan elektronik ortama aktarılan kâğıt halindeki gerekli olmayan kişisel verilerin anonimleştirilmesi yoluyla gerçekleştirilme işlemi, Faik Yılmaz Gayrimenkul’un verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda yapılacaktır ve Faik Yılmaz Gayrimenkul, kişisel verileri sildiği durumlarda, verileri hiçbir şekilde erişilemez veya tekrar kullanılamaz hale getirmelidir. Faik Yılmaz Gayrimenkul, bu işlemi yaparken verilerin hiçbir kullanıcı tarafından erişilemez veya tekrar kullanılamaz olduğunu garanti etmelidir. Bu garanti, veri sorumlusunun sorumluluğu altındadır.

 

Silme sırasında, silinmemesi gereken kişisel veriler de yapılan silmeden etkileniyorsa ve erişilemeyecek ve/veya kullanılamayacak hale geliyorsa Faik Yılmaz Gayrimenkul KVKK Çalışma Grubu’nun karar alarak uygulayabileceği aşağıdaki yöntemlerin bir arada sağlanması da silme olarak değerlendirilecektir:

 

  1. a) Kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde arşivlenmesi
  2. b) Kişisel verilerin her türlü erişime kapalı olması
  3. c) Kişisel verilere yalnızca gerekli durumlarda yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması
  4. d) Belirtilen silme sayma yöntemleri, Yönetmelik’e bağlı olup ilgili durumlarda güncellenmesi veri sorumlusunun sorumluluğundadır.

 

  • KişiselVerilerin Yok Edilmesi

Yok etme işlemi, Faik Yılmaz Gayrimenkul’un verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır ve Faik Yılmaz Gayrimenkul bu verileri tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirmekle yükümlüdür. Bu işlemler sırasında Faik Yılmaz Gayrimenkul çalışanları ve ilgili departmanlar KVKK Çalışma Grubu’na yok edilecek ilgili verileri bildirmekle yükümlüdür, sonrasında ise Faik Yılmaz Gayrimenkul gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır.

  • KişiselVerilerin Anonimleştirilmesi

Anonim hale getirme işlemi, Faik Yılmaz Gayrimenkul’un kişisel verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonimleştirilmesi Faik Yılmaz Gayrimenkul içerisinde veri sahibi iş biriminin görevidir. Veri sahibi iş birimi, verilerin yok edilmesi için denetimi kendisi tarafından yapılmak kaydıyla Faik Yılmaz Gayrimenkul’un farklı departmanlarından destek alabilir.

 

Verilerin anonimleştirilmesi sırasında Faik Yılmaz Gayrimenkul, tek yönlü fonksiyonlar ile şifreleme gibi yöntemler kullanılabilir. Uygulanacak yöntemin doğruluğundan emin olunamadığı durumlarda KVKK Çalışma Grubu’na danışılmalıdır.

 

  • KİŞİSELVERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ VE SÜRECİ

Kişisel verilerin imhası için Faik Yılmaz Gayrimenkul, imha sırasında kullanılabilecek tüm yöntemleri İşbu Politika’da tanımlar. Veri sahibi iş birimi, İşbu Politika içerisindeki uygun yöntemi uygun duruma göre belirleyerek uygulamakla yükümlüdür.

Kişisel verilerin imhası sırasında Faik Yılmaz Gayrimenkul çalışanları aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek imhayı gerçekleştirir:

 

  • ÜzerineYazma

Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine yazılımlarla en az 8 kez 0 ve 1’lerden oluşan rassal veriler yazılarak eski verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.

  • ManyetizeEtme

Manyetik medyanın yüksek değerde manyetik alanda fiziksel değişime sokularak üzerindeki verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.

  • FizikselYok Etme

Optik medya veya manyetik medyanın eritme, toz haline getirme, öğütme ve benzeri işlemlerle fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Manyetize etme veya üzerine yazma metotlarının başarısız olduğu durumlarda uygulanabilir.

  • Bulutİmhası

Bulut sistemler üzerinde tutulan kişisel verilerin imha bildiriminin anlaşmalı servis sağlayıcıya yapılmasının ardından kişisel verilerin şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının imha edilmesi işlemidir.

  • ÇevreselSistemlerde Yer Alan Kişisel Verilerin İmhası

Yazıcı, parmak izi ünitesi, kapı giriş turnikesi gibi sistemler içerisinde yer alan kişisel verileri barındıran mevcut ise iç ünite, mevcut değil ise tüm cihaz üzerinde üzerine yazma, manyetize etme veya fiziksel yok etme uygulanarak yapılması gereken imha işlemidir. Bu tip imhaların, cihazların yedekleme, bakım ve benzeri işlemlere tabi olmasından önce uygulanması zorunludur.

 

8.3. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

8.3.1. Periyodik İmha ve Yasal Saklama Süreleri

Yasal saklama ve imha sürelerini dolduran fiziksel ve dijital veriler, periyodik olarak imha edilir. Faik Yılmaz Gayrimenkul, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Periyodik imha, tüm kişisel veriler için 6 aylık zaman aralıklarında gerçekleştirilir. Silinen, yok edilen ve anonim hale getirilen verilere ilişkin işlemlerin diğer hukuki yükümlülüklerden ari en az 3 yıl süre ile saklanır.

 

8.3.2. Veri Sahiplerinin Talep Etmesi Durumunda Silme ve Yok Etme Süreci

Veri sahiplerinin Faik Yılmaz Gayrimenkul’a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiği durumlarda kişisel verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder ve buna bağlı ilgili aksiyonları alır. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Faik Yılmaz Gayrimenkul, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.

 

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Faik Yılmaz Gayrimenkul ilgili veri sahibine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.

 

POLİTİKA’DA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER

9.1. İlgili mevzuatta yapılacak her türlü resmi değişikliğin ardından bu değişiklerle uyumlu olacak şekilde Faik Yılmaz Gayrimenkul tarafından İşbu Politika’da değişiklik yapılabilir.

9.2. Faik Yılmaz Gayrimenkul, Politika üzerinde yaptığı değişiklikler incelenebilecek olacak şekilde güncellenen Politika’yı eposta yolu ile çalışanlarıyla paylaşacak ve kurumsal internet üzerinden çalışanlarının erişimine sunacaktır.

 

POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜK TARİHİ

İşbu Politika 01.03.2021 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere yürürlüğe girmiştir.

 

 

 

×

Merhaba!

WhatsApp üzerinden mesajlaşmak için aşağıdaki temsilcilerimizden birini seçin ya da bize e-mail gönderebilirsiniz: ofis.fy@faikyilmaz.com

×